Cómo Escribir un Correo Electrónico Comercial en Inglés

Escribir un correo electrónico comercial puede ser una tarea abrumadora, especialmente si no sabes por dónde empezar; y tratar de pensar en qué decir y cómo decirlo es suficiente para ponerlo a uno entre la espada y la pared. Sin embargo, no es tan difícil como piensas que es.

Un correo electrónico empresarial es un método de comunicación que se utiliza principalmente para conectar a los empleados y clientes de una empresa. Sobre todo para los desarrolladores de TI, un correo electrónico es esencial para mantenerlos encaminados y al día con sus proyectos, clientes y colegas. Por lo tanto, ellos necesitan saber cómo escribir un correo electrónico comercial. 

Las recomendaciones de este artículo han ayudado a personas como tú a mejorar sus habilidades de redacción, por lo que debes considerar los siguientes consejos al crear tu próximo correo electrónico comercial.

1. Conoce el Propósito de tu Correo Electrónico

Esta es la parte más fácil porque no estás haciendo ningún trabajo físico. Cuando identificas a quién se dirige tu correo electrónico y qué quieres lograr con tu correo electrónico, es más fácil averiguar la información que deseas incluir y el tono que deseas que tenga su correo electrónico. Esto hace que redactar mentalmente tu correo electrónico sea mucho más fácil.

2. Aprende Cómo Estructurar tu Correo Electrónico

La estructura de un correo electrónico es muy similar a escribir una carta, con algunos ajustes. En un correo electrónico, comienzas con un asunto y terminas con una despedida. Analicemos el siguiente ejemplo para ver las diferentes partes de un correo electrónico comercial:

Línea de Asunto

La línea de asunto debe ser breve y sencilla. Debe capturar el punto principal del correo electrónico de una manera interesante y llamativa. Incluso de un vistazo, el destinatario debe identificar que su correo electrónico es importante y que vale la pena leerlo. 

Saludo y Presentación

A continuación, tienes tu saludo y presentación. Una vez más, sé breve y educado. No hay nada de malo en preguntar por el bienestar del destinatario. Esto podría funcionar a su favor, ya que da la impresión de que no solo está interesado en los negocios y agrega un toque personal. 

Cuerpo

El cuerpo del correo electrónico normalmente contiene dos o tres párrafos, aunque depende principalmente del enfoque del mensaje. Tus párrafos no deben ser demasiado largos. Piensa en tres o cuatro líneas como máximo para cada uno. Cuando separas la información, tu correo electrónico se ve más profesional y legible.

Despedida

Finalmente, agrega una breve despedida. Saber cómo terminar un correo electrónico sin sonar abrupto puede ser complicado, y algunas frases simplemente se usan en exceso. Puedes intentar agradecer al destinatario por su tiempo y hacer una promesa. También puedes alentar al destinatario a que se comunique contigo. Todo esto depende del propósito del correo electrónico, pero quédate con algo agradable que fomente la comunicación abierta y la colaboración continua. Y para terminar con broche de oro, la reverencia final de “best regards”, “kind regards”, “best”, u otra frase de cierre.

3. Aprende Cómo Anular el Envío de un Correo Electrónico

Enviar un correo electrónico con errores de formato y / o ortografía puede ser embarazoso y una experiencia de pesadilla. Seamos honestos, a veces no vemos los errores hasta después de presionar “Enviar”. 

Si usas Gmail, recuperar un correo electrónico es muy fácil; incluso tienes hasta treinta segundos para hacerlo. Sin embargo, ten cuidado, no podrás cancelar el envío del correo después de 30 segundos.

A continuación se explica cómo anular el envío de un correo electrónico en Gmail:

Paso 2: Selecciona la opción “Ver todas las configuraciones”

Paso 3: En la pestaña “General”, desplázate hacia abajo hasta “Deshacer envío”.

Paso 4: Selecciona el período de cancelación en el menú desplegable.

Paso 5: Desplázate hasta la parte inferior de la página y haz clic en “Guardar cambios”.

¡Tu Gmail se volverá a cargar y estarás listo! 

4. Aprende Cómo Programar un Correo Electrónico 

Los desarrolladores de TI son personas ocupadas y, en medio de sus agitadas agendas, deben mantenerse en contacto con clientes y colegas. A veces, es posible que no tengan tiempo para enviar correos electrónicos en los momentos requeridos durante el día y programarlos es una forma de evitar la acumulación de tareas. La programación de correo electrónico es una forma de enviar automáticamente un correo electrónico en un momento específico en el futuro escribiendo previamente el correo electrónico y configurando el sistema para que lo envíe a la hora que tú elijas.

A continuación, se explica cómo programar un correo electrónico en Gmail:

Paso 1: Abre tu navegador y ve a Gmail.

Paso 2: Cuando se cargue tu bandeja de entrada, haz clic en “Redactar”.

Paso 3: Escribe el correo electrónico como lo harías normalmente.

Paso 4: Busca la opción “Enviar” en la parte inferior izquierda de la página y haz clic en la flecha desplegable a la derecha.

Paso 5: Selecciona “Programar envío”.

Paso 6: De las fechas y horas sugeridas, haz clic en la que prefieras. El correo electrónico se programará automáticamente para enviarse a la hora seleccionada. 

Paso 7: Si no ve una opción preferida en el paso anterior, puede ingresar una fecha y hora personalizadas. Seleccione “Elegir fecha y hora” debajo de las sugerencias.

Paso 8: Elige la fecha y hora en que desea enviar el correo electrónico y selecciona “Programar envío”.

5. Sigue las Reglas de Gramática para la Redacción de Correos Electrónicos 

En inglés, la comunicación escrita tiene reglas muy específicas. Al comunicarse con los clientes, el correo electrónico comercial de un desarrollador de TI debe ser profesional y formal en todos los aspectos.

Evita el uso de contracciones y/o abreviaciones en los correos electrónicos de correspondencia comercial. Por ejemplo, en lugar de decir “I’m not sure”, “I don’t know” o “I’d attended the meeting” — di “I am not sure”, “I do not know”, o “I had attended the meeting.” Adicionalmente, escribe la frase completa para abreviaciones generales. Por ejemplo “as soon as possible” en lugar de “ASAP”.

Quizás te preguntes por qué no deberías utilizar las contracciones o abreviaciones en los correos electrónicos. Estas se consideran informales en inglés y normalmente se usan en el habla informal o en formas informales de escritura como mensajes de texto. El uso de contracciones en un correo electrónico comercial reduce el tono profesional en general.

Hablando de tono, la elección de palabras también es muy importante. Echa un vistazo a estas dos frases:

I want to know if you got the chance to look over the document I sent you.

I would like to know if you had an opportunity to review the document that was sent.

Este es un ejemplo perfecto de “no es lo que dices, es cómo lo dices”. Ambas frases tienen el mismo significado pero el tono de la segunda es significativamente más profesional.

También debes prestar atención a la puntuación. Evita las oraciones continuas y el empalme de comas. Utiliza la puntuación a tu favor para crear impacto e interés, invocar pensamientos y, lo que es más importante, informar.

6. Mantén tu Correo Electrónico Conciso 

En un correo electrónico empresarial, la precisión lo es todo. Tu correo electrónico debe ir al grano y hablar sobre exactamente lo que está encapsulado en la línea de asunto. No divagues. Tus compañeros y los clientes de la empresa son personas ocupadas y debes respetar su tiempo. 

7. Revisa tu Correo Electrónico

La etapa final del proceso es revisar tu correo electrónico. Hacer esto inmediatamente después de escribir el correo electrónico no es ideal porque eres más propenso a cometer errores. ¿Por qué? Porque como sabes lo que quieres decir, automáticamente leerás lo que crees que está ahí.

Aquí está cómo corregir tu correo electrónico de forma eficaz:

1. Si no tienes prisa, déjalo y vuelve más tarde con los ojos frescos.
2. Pídale a alguien que lo revise por ti. La persona podría captar esos errores furtivos que tú no notaste.
3. Lee el correo electrónico en voz alta.
4. Instala una extensión de revisión en tu navegador. Recomiendo Grammarly. Puede instalar Grammarly para Chrome. Existe una versión gratuita que revisa la ortografía, la puntuación y la gramática mientras escribes. Si tienes prisa o eres un perfeccionista como yo, esto puede ayudarte.

Conclusión

Escribir un correo electrónico empresarial es sencillo, si sabes cómo. Tienes que saber el propósito de tu correo, estructurarlo de forma correcta, seguir las reglas de gramática del inglés, revisarlo, y ser conciso. Saber como anular un envío o programar un correo suma puntos. 

Si estabas preocupado por la idea de armar uno, ya no tendrás ese problema porque los consejos anteriores aliviarán tus miedos y te llevarán por el camino correcto para escribir correos electrónicos comerciales efectivos.